【発達障害】「電話が苦手」はこれで克服できる！｜メモ術と話法テンプレート

「電話対応がとにかく苦手」「緊張して頭が真っ白になってしまう」

そんな悩みを抱えている発達障害の女性は多いのではないでしょうか。

私も以前は電話が鳴るたびに冷や汗をかいていました。

相手の話を聞きながらメモを取ることができず、何度も聞き返して相手を困らせてしまうことも。

でも、準備とテンプレートがあれば、電話対応への不安は大幅に軽減できます。

この記事では、発達障害女性の電話対応をサポートする具体的な方法をお伝えします。

• なぜ電話が苦手なのか、その理由を理解
• 聞きながらメモが取れる実践的メモ術
• 場面別ですぐ使える話法テンプレート
• 困った時の対処法と練習方法

完璧を目指さず、「今日はこれができた」という小さな成長を積み重ねていきましょう。

発達障害女性が電話を苦手な理由

まず、なぜ発達障害の女性は電話対応が苦手なのか、その理由を理解しましょう。

「能力が低い」わけではなく、脳の処理の特性によるものです。

聴覚処理の困難さ

発達障害の人は、聴覚から入る情報の処理が苦手な場合があります。

• 声だけでは相手の感情や意図が読み取りにくい
• 雑音があると集中できない
• 早口や不明瞭な話し方だと理解が追いつかない
• 電話越しの声質で聞き取りにくい

対面なら相手の表情やジェスチャーで理解を補えますが、電話では声の情報だけに頼らなければなりません。

これが大きな負担になります。

マルチタスクの困難

「聞く」「理解する」「記録する」を同時に行うのが苦手です。

• 話を聞きながらメモを取ることができない
• 聞くこと・理解すること・記録することの同時処理が苦手
• 途中で集中が途切れると最初から分からなくなる
• 一つのことに集中すると他のことができなくなる

一般的な人が無意識にできるマルチタスクが、発達障害の人には高い負荷になってしまいます。

予期しない中断への対応困難

ADHDやASDの特性で、予期しない変化への対応が苦手です。

• 突然鳴る電話に心の準備ができない
• 何の件での電話か事前に分からない
• 相手のペースに合わせるのが難しい
• 沈黙が怖くて焦ってしまう

自分のペースで進められる作業と違い、電話は相手主導で進むため、コントロールできない感覚が不安を増大させます。

完璧主義による緊張

発達障害の女性に多い完璧主義が、電話対応への不安を強めることがあります。

• 「正しく対応しなければ」というプレッシャー
• 聞き漏らしを恐れて過度に緊張
• 失敗を恐れて電話に出るのを避けたくなる
• 一度失敗すると「自分はダメだ」と思い込む

電話対応の基本準備

電話対応の不安を軽減するには、事前の準備が重要です。

準備があることで、心に余裕が生まれます。

環境を整える

• メモ用紙とペンを常に準備：電話の近くに必ず配置
• よく使う情報を手の届く場所に：社員名簿、内線表、カレンダー
• 雑音を遮断できる工夫：イヤホンの準備、デスクの位置調整

デスクの準備リスト

心の準備をする

• 深呼吸で落ち着く：電話に出る前に一息
• 「完璧でなくても大丈夫」と自分に言い聞かせる
• 聞き返すことは失礼ではないと理解する
• 「分からないことは分からない」と伝えて良い

電話前の心構え

• 「間違えても修正すれば大丈夫」
• 「聞き返すのは相手のためでもある」
• 「一度で完璧に理解しなくても良い」
• 「困ったら同僚に助けを求めて良い」

実践的メモ術

聞きながらメモを取るのは難しいですが、コツとフォーマットがあれば格段に楽になります。

電話専用メモフォーマットの作成

毎回同じ形でメモを取ることで、慌てずに記録できます。

フォーマットの使い方

• 事前に印刷して準備：手書きで枠を作るのは時間のロス
• 電話の横に常備：すぐに取り出せる位置に
• 1電話1枚：複数の電話を1枚にまとめない

聞きながらメモを取るコツ

完璧にメモを取ろうとせず、キーワードをつかむことが重要です。

• キーワードだけをメモ：後で詳細を思い出せる程度で十分
• 数字や固有名詞は必ず確認：「○○様でお間違いないでしょうか」
• 分からない部分は□や？でマーク：後で確認すべき箇所を明確に
• 話の途中でも「少々お待ちください」：メモ時間を確保して良い

メモを取る時の声かけ例

• 「大切なお話なので、メモを取らせていただいています」
• 「間違いがないよう、確認させてください」
• 「詳しく記録したいので、少々お待ちください」

メモの記号化システム

自分だけの記号を決めておくと、素早くメモできます。

記号を使ったメモ例

「田中様から！至急 → 明日までに見積り TEL？山田部長に確認」

このように記号を使うことで、短時間で要点を記録できます。

場面別・話法テンプレート集

決まった話法パターンがあると、緊張していても適切に対応できます。

電話に出る時の基本パターン

第一声の重要性

• ゆっくりはっきり話す：相手にも聞き取りやすく
• 明るいトーン：電話では声の印象が大切
• 会社名・部署名・自分の名前を必ず言う

聞き取れなかった時の対処法

聞き返すのは失礼ではありません。むしろ、間違って理解する方が問題です。

• 「恐れ入ります、お電話が少し遠いようですが」
• 「申し訳ございません、もう一度ゆっくりお聞かせください」
• 「確認させていただきたいのですが、○○ということでしょうか」
• 「念のため、お名前をもう一度お聞かせください」

名前を聞き取れない時の対処

• 「申し訳ございません、お名前をもう一度お願いいたします」
• 「恐れ入ります、どちらの○○様でしょうか」
• 「お名前の漢字を教えていただけますでしょうか」

取り次ぎの場合

• 「確認いたします、少々お待ちください」
• 「申し訳ございません、○○は席を外しております」
• 「○時頃に戻る予定です」
• 「戻り次第、お電話いただいた旨をお伝えいたします」
• 「こちらからお電話させていただきましょうか」

不在時の対応パターン

メモを取る時間が欲しい場合

遠慮せずに時間をもらいましょう。

正確な記録の方が重要です。

• 「詳しくメモを取らせていただきたいので、少々お待ちください」
• 「大切なお話なので、正確に記録させていただいています」
• 「間違いがないよう、確認させてください」
• 「恐れ入りますが、もう一度整理させていただけますでしょうか」

困った時の対処法

電話対応では予期しない状況が起こります。

困った時の対処法を知っていれば、慌てずに済みます。

パニックになった時の対応

一人で抱え込まず、助けを求めることが大切です。

• 深呼吸をして「少々お待ちください」
• 「確認いたしますので、お時間をいただけますでしょうか」
• 必要に応じて上司や同僚に代わってもらう
• 「担当の者に代わります」と言って引き継ぐ

引き継ぎの仕方

1. 相手に了承を得る：「詳しい者に代わります」
2. 同僚に状況を簡潔に説明：メモを見せながら
3. 相手にお詫び：「お待たせして申し訳ございません」

専門的な質問をされた時

知らないことは「知らない」と正直に伝えるのが基本です。

• 「申し訳ございません、詳しい者に確認いたします」
• 「○○に関しましては、担当者からご連絡させていただきます」
• 「後ほど、詳細をお調べしてご連絡いたします」
• 「専門的な内容のため、確認してお答えいたします」

確認後の連絡方法

• いつまでに連絡するか約束：「明日の午前中までに」
• 連絡方法を確認：「お電話とメール、どちらがよろしいですか」
• 連絡先の確認：「念のため、ご連絡先を確認させてください」

クレーム電話の場合

まずは謝罪と傾聴から始めましょう。解決は後から考えます。

クレーム電話で避けるべき言葉

• 「でも」「しかし」：言い訳に聞こえる
• 「そんなことはありません」：否定的
• 「忙しくて」：言い訳
• 「私にはわかりません」：責任逃れ

電話後のフォローアップ

電話が終わった後の処理も、電話対応の重要な部分です。

メモの整理と共有

• 電話終了後すぐにメモを清書：記憶が新しいうちに
• 重要事項は関係者に共有：メールやチャットで
• 次のアクションを明確にする：誰が何をいつまでに
• メモは保管：後で確認できるように

メモ清書のポイント

確認が必要な場合

• 聞き漏らした部分は素直に確認：「先ほどのお電話で確認したいことが」
• メールで内容をまとめて送付：「お電話でお話しいただいた件について」
• 重要事項は文書で確認：「認識に間違いがないか確認させてください」

確認メールの例文

「○○様

お忙しい中、お電話をいただきありがとうございました。
先ほどお話しいただいた内容について、確認させていただきます。

【確認事項】
・△△について
・□□の件

認識に間違いがございましたら、ご指摘ください。」

練習方法と慣れるコツ

電話対応は練習することで必ず上達します。

完璧を目指さず、少しずつ慣れていくことが大切です。

徐々に慣れていく方法

• 成功体験を積み重ねる：「今日はうまくできた」を大切に
• 完璧を目指さない：「今日はこれができた」と小さな成長を認める
• 失敗を恐れない：間違えても修正すれば大丈夫

周囲のサポートを得る

一人で頑張りすぎず、周囲の協力を得ることも重要です。

• 上司や同僚に電話対応の苦手さを相談
• 可能であれば電話対応を分担してもらう
• フィードバックをもらう：改善点を具体的に

相談する時の伝え方

• 「電話対応が苦手で、練習したいと思っています」
• 「聞き取りが難しく、ご迷惑をおかけすることがあります」
• 「少しずつ慣れていきたいので、サポートいただけませんか」

まとめ：電話対応は練習で必ず上達する

発達障害女性の電話対応への不安は、準備とテンプレート、そして練習で必ず改善できます。

今日からできること

• 電話メモフォーマットを作成：印刷して電話の横に配置
• 基本の話法を練習：「はい、○○会社△△部の□□です」
• 聞き返すことへの抵抗をなくす：正確性の方が重要
• 同僚に相談：電話対応について率直に話す

長期的な目標

• 基本的な取り次ぎができるようになる
• 簡単な問い合わせに答えられるようになる
• メモを正確に取れるようになる
• 緊張せずに電話に出られるようになる

電話対応は「才能」ではなく「技術」です。

適切な方法で練習すれば、必ず上達できます。

私も最初は電話が鳴るたびに手が震えていましたが、今では落ち着いて対応できるようになりました。

完璧でなくても、相手に誠意が伝われば大丈夫です。

最後に大切なこと

• 自分を責めない：苦手なのは特性であり、努力不足ではない
• 小さな成長を認める：「今日は名前を聞き取れた」それだけでも成長
• 失敗を学習機会に：うまくいかなかった時こそ成長のチャンス
• 継続が力：何回も電話対応していれば少しずつ上手になる

電話対応への不安は、発達障害の女性の多くが感じているものです。あなただけではありません。

準備とコツを身につけて、一歩ずつ前進していきましょう。

きっと「電話も怖くない」と思える日が来るはずです。